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Budget
Gestione integrata dei Progetti e Rendicontazione ai Finanziatori
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Documento tecnico di sintesi
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Il modulo “Gestione Progetti e Rendicontazione a Finanziatori”
Assolve a questi presupposti:
Consentire la gestione di un numero indefinito di Progetti in essere, finanziati da uno o più Finanziatori anche in sovrapposizione e con quote che si distribuiscono su più Progetti.
Consentire la gestione di un ufficio di coordinamento.
Consentire una puntuale gestione del progetto su di uno specifico PDC dettagliato per la finalità gestionale dello stesso, integrato col Budget e con la possibilità di suddivisione su più periodi.
Avere il Progetto in soluzione di continuità e quadratura con la contabilità dell’Organizzazione.
Consentire una puntuale gestione dei costi sostenuti, in linea con le richieste dei Finanziatori associando al progetto un PDC proprio per ciascuno di questi.
Dimostrare all’esterno e verso i propri Stakeholders una totale trasparenza nella gestione dei Progetti e dei fondi dei Finanziatori ricevuti, questo tramite un workflow dei processi con la tracciabilità e la documentazione di tutte le spese sostenute e le attività realizzate.
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Il modulo “in loco”
Assolve a questi presupposti:
Essere uno strumento semplice che permetta ai Responsabili in loco di registrare le operazioni fatte associandole al Progetto gestito (compresa la gestione dell'annualità con eventuale proroga, storno e residuo).
Non richiedere alcuna conoscenza contabile.
Consentire un controllo dell'operatività di Progetto direttamente al Responsabile per quanto di sua competenza.
Ricevere le parametrizzazioni di funzionamento e di Progetto direttamente dalla Sede ONG. Consentire eventuali correzioni e revisioni da parte Direzione Amministrativa della ONG.
Consentire in tempo reale un controllo sullo stato d’’avanzamento del Progetto.
Avere la possibilità di funzionamento anche in modalità off-line (Funzionalità di brogliaccio prima nota in caso di accesso difficoltoso al sistema centrale) con riallineamento successivo delle registrazioni quando on-line.
Gestire le operazioni in più valute e con diverse modalità di rivalutazione (cambio medio, fifo, ...).
Avere una interfaccia personalizzabile sulla lingua dell’utente locale (compreso il pian dei conti utilizzato per le registrazioni).
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La Gestione Progetti in sintesi.
1. Workflow di approvazione
· Preparazione PDC Progetto (anche utilizzando modelli preimpostati )
· Stesura del budget
· Approvazione del progetto
2. Workflow di gestione
· Collegamento Progetto a CoGe/CoAn
· Collegamento a modulo “in loco”
· Collegamento a PDC Finanziatori
3. Invio fondi al Progetto
4. Imputazione costi su PDC Progetto
5. Allineamento da e vs CoGe
6. Rendicontazione ai Finanziatori
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Le operazioni in Sede
1. Invio fondi sul progetto
a. Registrazione contabile CoGe
b. Registrazione su CoPr
2. Imputazione Costi Italia su CoGe e CDC della CoAn
3. Trasferimento costi da Coge e CDC di CoAn su CoPR
4. Trasferimento Saldi Banca del Loco su CoGe Sede
5. Riallineamento in CoGe dei Saldi Banche e Cassa dal Loco
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Le operazioni in loco
1. Registrazione spese sostenute su CoPr (sia in termini di Piano Finanziario di Spesa, che in termini di Annualità, Proroga, Residuo e di Cofinanziamento)
2. Registrazione Versamenti e Prelievi dalle Banche e/o dalle Casse
3. Situazione Contabile Spese e Progetto
4. Imputazione dei movimenti in partita doppia(entro l’anno anche con gestione dell’anagrafica clienti e fornitori)
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La Rendicontazione del Progetto
1. Attribuzione dei costi sostenuti al PDC del Finanziatore /i
2. Stampa ed esportazione dati di Bilancio PDC Finaziatore/i
Il ToDo
Questo modulo consente la gestione centralizzata delle attività d tutte le persone dell'Organizzazione e quindi nel caso dei Progetti è uno strumento importante per pianificare il lavoro dei responsabili in loco e tracciarne in tempo reale lo stato di avanzamento.
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Nomenclatura.
CoGe = Contabilità Generale - CoAn = Contabilità Analitica - CDC = Centro di Costo - PDC = Piano dei Conti - CoPr = Contabilità di Progetto
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